Žádost o zasílání dokumentů v el. podobě do datové schránky

 Aktualizováno 17. 9. 2020 

Autor: Radovan Buroň

Přestože povinnost obecního úřadu zasílat dokumenty v elektronické podobě ve výstupním formátu je zakotvena v legislativě, neustále dostávám např. podklady pro jednání zastupitelstva a usnesení vytištěné, uložené do obálky a vhozené do poštovní schránky. Povinnost zasílat mi dokumenty elektronicky jsem obecnímu úřadu připomenul žádostí.

V tomto případě obec ušetří za tisk dokumentů, jejich balení a rozesílání. Náklady ani pracnost se nenavýší.

A myslíte si, že se obecní úřad obtěžuje vyhovět žádosti (nebo alespoň odpovědět)? Kdo si myslí, že je ve starostovi nebo místostarostovi alespoň obyčejná lidská slušnost odpovědět, se mýlí.

3. 9. 2020 MV ČR ve svém vyřízení mj. uvádí: 

"V souvislosti s výše uvedeným Vám doporučujeme se obrátit na zastupitelstvo s podnětem na případnou změnu jednacího řádu ve věci zasílání materiálů členům zastupitelstva. Případně též můžete využít práva člena zastupitelstva dle § 82 zákona o obcích ve spojení s InfZ, který počítá s možností žadatele určit si způsob (formu) poskytnutí informací a preferuje elektronickou podobu poskytnutí informací (za předpokladu, že to je s přihlédnutím k povaze podané žádosti a způsob záznamu požadované informace možné). Vzhledem k tomu, že předmětem žádosti však mohou být pouze existující informace (dokumenty), nelze takto požadovat zasílání materiálů, které v době podání žádosti nejsou zpracovány, tedy pro futuro.

Pokud se domníváte, že obec ve Vámi popisovaném případě nepostupuje v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě11 či vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby12, můžete se s případným podnětem k prověření plnění povinností obce v oblasti vedení spisové služby obrátit na Státní oblastní archiv v Praze, který ve smyslu § 49 odst. 1 písm. a) bod 5. ve spojení s § 71 odst. 1 písm. c) bod 5. zákona o archivnictví a spisové službě kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, příp. na odbor archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, jež je gestorem související právní úpravy."

Nezbývá tedy nic jiného, než se obrátit na odbor archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra.

 

Nutné činnosti obecního úřadu:

- příprava dokumentu ve Wordu (obecní úřad dokumenty takto připravuje),

- převod do formátu PDF/A (povinnost, zřejmě ji obecní úřad neplní, jedním z důsledků bude nemožnost provést skartační řízení s ohledem na požadavky Národního digitálního archivu),

- evidování ve spisové službě (povinnost, zřejmě ji obecní úřad neplní, jedním z důsledků bude nemožnost provést skartační řízení s ohledem na požadavky Národního archivu),

- evidování "zásilek" ve spisové službě (povinnost, mj. je evidováno komu, kdy a jak byla zásilka doručována, povinnost zřejmě obecní úřad neplní). Jednou z variant doručení je doručení do datové schránky ve spisové službě (povinnost, kterou obecní úřad zjevně neplní).

 

Žádost o zasílání do datové schránky   Stížnost   Žádost o uplatnění opatření proti nečinnosti

 

 
Předání MV ČR    Sdělení k žádosti   Vyřízení